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Non impazzire! Gestisci il tuo hotel con un software adatto

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La scelta di un pms è probabilmente una delle scelte più complesse che dovrà prendere l’albergatore, in quanto il gestionale rappresenta il vero e proprio cuore dell’attività di gestione turistica.

Innanzitutto occorre raccogliere alcuni motivi per cui si rende necessario l’utilizzo di un gestionale, essenzialmente riconducibili a questi:

  • Ridurre al minimo gli errori: una gestione manuale di più calendari può essere economica da una parte, ma fallimentare dall’altra. Rischi di overbooking per disponibilità non comunicate ai vari portali, ma anche semplicemente ai propri collaboratori, può metterci in seria difficoltà, allontanando i nostri potenziali clienti.
  • Dispendio di tempio ed energie: il numero delle operazioni che deve necessariamente svolgere un operatore potrebbero essere ottimizzate con alcuni passaggi chiave, quali la generazione di preventivi automatizzati, indici statistici dinamici e non solo. Il tempo risparmiato, potrà essere impiegato per ottimizzare il vostro business.
  • Essere o non essere: si sa che l’immagine di una struttura ricettiva è la prima caratteristica che valuteranno i vostri potenziali clienti. Risposte con estremo ritardo, risposte poco professionali ed altro, possono far perdere velocemente l’interesse nei nostri confronti, anche perché il mercato turistico è pieno di concorrenti.

Quale pms scegliere?

Sul mercato ci sono tantissimi software ed una volta definite le nostre priorità, possiamo tranquillamente selezionare quelli che ci interessano, ma quali caratteristiche essenziali dovrebbe avere un buon pms?

Ecco alcune funzioni necessarie e fondamentali per migliorare la qualità della nostra struttura:

  • CRM: Costruire un database, catalogando interessi e caratteristiche dei nostri clienti e/o potenziali clienti, è una delle funzioni essenziali per un buon pms, in quanto migliorerebbe notevolmente sia la fase di vendita e sia la vacanza stessa. Far sentire un cliente unico, può farlo ritornare e generare un passaparola con amici e non solo.
  • Gestione Preventivi: Chi ricorre alla classica email, desidera ricevere velocemente quante più informazioni possibili, ma bisogna farlo in maniera professionale. Un buon pms dovrebbe aiutarvi nella generazione dei preventivi evidenziando i punti di forza della vostra struttura, mostrare le immagini della camera riservata e non solo. Un preventivo ben costruito, vende più di una semplice mail con il riepilogo dei costi.
  • Planning: il calendario o tableau deve comunicarvi in pochi secondi la situazione della vostra struttura. Deve essere personalizzabile e veloce nell’utilizzo, permettendovi di generare documenti fiscali e non, in pochi semplici click.
  • Statistiche: Analizzare e confrontare tassi di conversione dei vostri preventivi, la vostra occupazione ed il vostro fatturato in un determinato periodo, può aiutarvi nella pianificazione delle vostre strategie di vendita.
  • Web-Based: utilizzando un gestionale web based, non sarete più vincolati alla vostra postazione di lavoro. Accedere al pms in qualsiasi posto e con qualsiasi dispositivo significa avere il vostro business sempre sotto controllo.

Ad esempio Virgil, il Gestionale per Hotel è un’ottima soluzione scalabile e in grado di avere tutte le funzioni appena citate.

Tutto qui? Collega il tuo pms con altri strumenti

Il vostro pms deve obbligatoriamente essere collegato a due fondamentali strumenti di vendita online quali:

  • Booking engine: necessario per trasformare velocemente il proprio sito in un canale di vendita diretta, per cercare di disintermediare per quanto vi è possibile.
  • Channel manager: L’utilizzo di un channel manager, sarebbe la classica ciliegina sulla torta per la vostra attività. Collegandolo al vostro software gestionale, potrete ricevere prenotazioni direttamente sul vostro calendario, chiudendo le disponibilità sugli altri canali utilizzati. Non solo, non sarà più necessarie lavorare con tante extranet diverse, basta inserire i vostri listini ed il gioco è fatto.

Con un buon software, potrete migliorare la qualità della vostra attività velocizzando, semplificando e ottimizzando le informazioni della vostra struttura, facendo incrementare il vostro business riducendo al minimo gli errori e le perdite.

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